Klauzula informacyjna RODO – czyli w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane osobowe w Safety Tag sp. Z o. o.
Od 25 maja 2018 roku we wszystkich państwach członkowskich UE weszło w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 o ochronie danych osobowych (RODO). W celu dostosowania się do nowego otoczenia prawnego przekazujemy klauzulę informacyjną w jaki sposób Państwa dane osobowe są przetwarzane w naszej firmie.
W jaki sposób przetwarzamy dane osobowe?
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, iż:
- Administrator Danych Osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
Safety Tag sp. z o. o.
Kontakt: kontakt@safetytag.pl
- Inspektor danych osobowych
W kwestiach danych osobowych prosimy o kontakt: kontakt@safetytag.pl
- Cel przetwarzania
Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu czynności związanych z działalnością Safety Tag sp. z o. o., szczególności z:
- kontaktem ze spółką Safety Tag;
- umowami pracowniczymi, w tym rekrutacją;
- umowami cywilno-prawnymi;
- wysyłką informacji dot. oferty Safety Tag;
- korzystaniem z serwisu WWW i analizą ruchu na stronie (więcej: Polityka prywatności www) oraz korzystaniem z systemu Safety Tag (system przeglądarkowy);
- organizacją lub uczestnictwem w wydarzeniach;
- Podstawa prawna
Państwa dane przetwarzamy na podstawie
- art. 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia RODO – na podstawie wydanej przez Państwa zgody;
- art. 6 pkt 1 lit. b rozporządzenia RODO – przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy;
- art. 6 pkt 1 lit. c rozporządzenia RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku ciążącego na administratorze;
- art. 6 pkt 1 lit. f rozporządzenia RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora;
- Jakie dane przetwarzamy?
Przetwarzaniu podlegają następujące kategorie danych (przypominamy, że rodzaj, zakres oraz samo umieszczenie danych w portalu Safety Tag całkowicie zależy od Państwa woli i decyzji):
- dane ogólne (np. imię, nazwisko);
- dane adresowe (np. adres do korespondencji, telefon, e-mail);
- dane finansowe (np. numer rachunku bankowego) – tylko i wyłącznie w związku z zakupem produktu w sklepie lub umową, np. pracowniczą czy też cywilno-prawną;
- dane szczególnej kategorii – dobrowolnie podane informacje związane z ważnymi w celu ochrony zdrowia chorobami przewlekłymi, alergiami;
- numery IP;
- Odbiorcy danych
Dane przekazywane będą jedynie uprawnionym organom administracji publicznej na podstawie przepisów prawa (ZUS, US) oraz instytucjom takim jak: bank właściciela danych, …………(hosting) oraz Mailer Lite zajmujących się odpowiednio hostingiem oraz wysyłką newsletteru. Dane mogą zostać również przekazane firmom odpowiedzialnym za konserwację oprogramowania księgowego, firmom organizującym szkolenia pracownicze; Dodatkowo firmom Google Ireland Limited oraz Meta Platforms Ireland Limited (portal Facebook oraz Instagram i YouTube);
- Okres przechowywania danych
Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane oraz zgodnie z terminami archiwizacji określonymi odpowiednimi ustawami.
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres:
- do czasu wycofania zgody;
- trwania wymiany korespondencji/współpracy oraz maksymalnie 3 lata w celach roszczeniowych;
- czasu trwania umowy oraz po jej zakończeniu w celu archiwizacyjnym odpowiednio minimum 5 lat (umowa cywilno-prawna) oraz minimum 50 lat (umowa pracownicza);
- czasu trwania oferowanej usługi;
- czas trwania korzystania z newsletteru;
- przez okres korzystania z serwisu oraz po jego zakończeniu maksymalnie 2 lata w celach statystycznych, stosując w tym wypadku odpowiednie formy anonimizacji danych;
- Przysługujące prawa
W związku z przetwarzaniem danych osobowych ma Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (*jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
- Prawo do skargi
Ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do PUODO gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.;
- Informacja o zamiarze przekazania danych odbiorcy w państwie trzecim:
Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.
- Przetwarzanie zautomatyzowane oraz profilowanie
Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania.
- Podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe, jeśli tak zostało określone w przepisach prawa lub dobrowolne, jeżeli odbywa się na podstawie Państwa zgody lub ma na celu zawarcie umowy. Konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości realizacji określonych czynności lub brak możliwości zawarcia umowy.
Bezpieczeństwo danych osobowych – jak ważne są dla nas dane
Z myślą o zapewnieniu odpowiedniej ochrony przetwarzanych danych oraz o zaspokojeniu oczekiwań osób i instytucji współpracujących z Safety Tag dotyczących bezpieczeństwa oraz poufności danych, w tym danych osobowych:
- Oświadczamy, że Safety Tag sp. z o. o. wprowadził Politykę Bezpieczeństwa Informacji, która określa techniczne oraz organizacyjne środki zabezpieczeń.
- Nieodłącznym elementem Polityki jest Instrukcja zarządzania systemem informatycznym – opisująca środki zabezpieczeń systemów informatycznych.
- Każdy z pracowników został zapoznany ze wspomnianą Polityką, odpowiednio przeszkolony, w tym również poprzez cykliczne szkolenia oraz posiada aktualne Upoważnienie do pracy na danych.
- Polityka w jasny sposób określa zasady korzystania z zasobów Safety Tag sp. z o. o. w sposób bezpieczny.
- Safety Tag sp. z o. o. oświadcza, że aby zapewnić bezpieczeństwo danych regularnie analizuje ryzyko związane z działalnością systemu Safety Tag i dostosowuje do niego odpowiednie środki zabezpieczeń.
- Safety Tag sp. z o. o. oświadcza również, że powierza przetwarzanie danych osobowych/przekazuje dane innym podmiotom tylko i wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub na podstawie pisemnych umów powierzenia przetwarzania danych.
- Niniejszy dokument nie stanowi Polityki Bezpieczeństwa Informacji, a jest jedynie oświadczeniem informującym o stanie wprowadzonych zasad.
Safety Tag sp. z o. o. jest również w serwisie Facebook (zw. dalej „fanpage”), gdzie Twoje dane, również są dla nas ważne:
- Administratorem Państwa danych osobowych jest Safety Tag sp. z o. o.
- Kontakt w sprawie danych osobowych kontakt@safetytag.pl
- Administrator przetwarza dane osobowe osób, które:
- dokonały subskrypcji fanpage poprzez kliknięcie ikony „Lubię to” lub „Obserwuj”,
- opublikowały swój komentarz pod którymkolwiek z postów zamieszczonych na fanpage-u.
- dokonały jakiejkolwiek innej reakcji pod postem Safety Tag sp. z o. o.
- Dane osobowe osób określonych w pkt 3 przetwarzane są w związku z prowadzeniem fanpage pod nazwą „Safety tag” na portalu społecznościowym Facebook, na warunkach oraz na zasadach określonych przez Meta Platforms Ireland Limited. Fanpage prowadzony jest w celu informowania za jego pomocą o aktywności spółki Safety Tag, promowaniu różnych wydarzeń, które organizuje oraz w celu komunikacji za pośrednictwem dostępnych funkcjonalności serwisu Facebook (komentarze, chat, wiadomości), co stanowi prawnie uzasadniony interes (podstawa z art. 6 ust. 1 lit f. RODO). Dane osobowe przetwarzane mogą być również na podstawie odrębnie udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody i przez czas do wycofania zgody (podstawa z art. 6 ust. 1 lit a RODO).
- Safety Tag sp. z o. o. będzie przetwarzał następując dane:
- podstawowe dane identyfikacyjne w zakresie opublikowanym przez Państwa na Państwa własnym profilu na portalu społecznościowym Facebook,
- dane opublikowane przez Państwa na profilu Facebook;
- anonimowe dane statystyczne dotyczące osób odwiedzających fanpage-a dostępne za pomocą funkcji „Facebook Audience Insights ” udostępnionej przez Meta PlatformsIreland Limited. stosownie do niepodlegających zmianie warunków korzystania z serwisu Facebook, gromadzone dzięki plikom szpiegującym (zwanym „plikami cookies”), z których każdy zawiera niepowtarzalny kod użytkownika, który można powiązać z danymi połączenia użytkowników zarejestrowanych na Facebooku, a który zostaje pobrany i przetworzony w chwili otwarcia fanpage-a.
- Safety Tag może przekazać/powierzyć Państwa dane innym podmiotom. Podstawą przekazania/powierzenia danych są przepisy prawa lub umowy powierzenia danych do przetwarzania z podmiotami świadczącymi usługi na rzecz Safety Tag sp. z o. o.. Odbiorcą danych osobowych będą uprawnione podmioty na podstawie przepisów prawa lub podmioty świadczące usługi dla Safety Tag na podstawie odrębnych umów. Dane udostępniane będą właścicielowi portalu społecznościowego Facebook na niepodlegających zmianie zasadach dotyczących danych określonych przez Meta Platforms Ireland Limited.
- Dane nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych z zastrzeżeniem ponadnarodowego charakteru przepływu danych w ramach serwisu Facebook z zastosowaniem stosowanych przez Meta PlatformsIreland Limited klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską i decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony danych w odniesieniu do określonych krajów zgodnie z zasadami określonymi przez Meta Platforms Ireland Limited. Informacje o zasadach przetwarzania danych oraz możliwości skorzystania z praw przysługujących na mocy przepisów RODO zostały wskazane w „Zasadach dotyczących danych”: https://www.facebook.com/privacy/explanation.
- Okres przetwarzania danych jest związany z celami i podstawami ich przetwarzania. W związku z czym:
- dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody,
- dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora będą przetwarzane do czasu skutecznego złożenia sprzeciwu lub ustania tego interesu np. dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będą przetwarzane przez czas równy okresowi przedawnienia tych roszczeń,
- dane statystyczne dotyczące osób odwiedzających fanpage-a dostępne za pomocą funkcji „Facebook Audience Insights” będą przetwarzane przez czas dostępności tych danych w serwisie Facebook wynoszący 2 lata.
- Każda osoba, z wyjątkami zastrzeżonymi przepisami prawa, ma możliwość:
- dostępu do danych osobowych jej dotyczących oraz otrzymania ich kopii,
- żądania ich sprostowania,
- usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Państwa dane uzyskiwane są od firmy Meta Platforms Ireland Limited oraz z Państwa publicznego profilu oraz wpisów na fanpage-u na platformie internetowej Facebook.
- Przetwarzanie pozyskanych od Państwo danych przez Administratora opierać się będzie na zasadzie dobrowolności ich podania.
Jak wygląda sytuacja z portalem YouTube? Informujemy, że w serwisie YouTube zwanym dalej „kanałem”:
- Dane osobowe nie będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
- Administratorem Państwa danych osobowych jest Safety Tag sp. z o. o.
- Kontakt w sprawie danych osobowych kontakt@safetytag.pl
- Pani/Pana dane osobowe będę przetwarzane w przypadku dokonania subskrypcji naszego kanału „Safety Tag PL” lub opublikowania przez Panią/Pana komentarza pod którymkolwiek z filmów zamieszczonych na naszym na kanale. W zależności od interakcji, którą podejmuje użytkownik w ramach kanału „Safety Tag PL” Administrator może przetwarzać imię i nazwisko, pseudonim, wizerunek, informacje dostępne w profilu publicznym oraz inne informacje przekazane w wiadomościach lub komentarzach.
- Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją prawnie uzasadnionych interesów Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w jednym lub w kilku z poniżej określonych celów:
- informowania Pani/Pana o naszej aktywności, promowaniu wydarzeń oferty Safety Tag
- administrowania i zarządzania kanałem „Safety Tag PL”, w tym również udzielania odpowiedzi na zamieszczane przez Panią/Pana posty i komentarze, oraz nadzoru nad treściami publikowanymi przez użytkowników,
- realizacji innych prawnie uzasadnionych interesów Administratora, za które uznaje się w szczególności możliwość dochodzenia i obrony roszczeń.
- Google Ireland Limited jako odrębny Administrator, odpowiedzialny za przetwarzanie danych w ramach portalu Youtube.com może przetwarzać dane użytkowników portalu we własnych celach w oparciu o inne podstawy prawne. Więcej o przetwarzaniu danych przez Google Ireland Limited znajdzie Pani/Pan pod linkiem https://policies.google.com/privacy?hl=pl&gl=pl .
- Odbiorcami Pani / Pana danych będą podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub zawartych z Administratorem umów, w tym podmioty zajmujące się obsługą informatyczną Administratora. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane w związku z korzystaniem z kanału „Safety Tag PL” , mogą być dostępne dla Administratora tego portalu – tj. Google Ireland Limited. Jednocześnie wszelkie dane osobowe zawarte w komentarzach zamieszczanych na kanale „Safety Tag PL” mogą być również dostępne dla innych użytkowników portalu YouTube.
- Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez Safety Tag sp. z o. o., przez okres niezbędny do realizacji wyżej wskazanych celów przetwarzania, w szczególności przez okres aktywności użytkownika w ramach kanału „Safety Tag PL”lub do czasu zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Dane zawarte w postach lub komentarzach mogą być przetwarzane do momentu ich usunięcia. Pani/Pan w każdej chwili może zrezygnować z subskrybowania kanału „Safety Tag PL”. Niezależnie od przechowywania danych przez Safety Tag sp. z o. o., własne okresy przechowywania danych może stosować Administrator portalu YouTube.com (m.in. dane statystyczne dotyczące osób odwiedzających kanał dostępne za pomocą funkcji „YouTube Insights”).
- Każda osoba, z wyjątkami zastrzeżonymi przepisami prawa, ma prawo do:
- dostępu do danych osobowych jej dotyczących oraz otrzymania ich kopii,
- żądania ich sprostowania,
- żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Podanie danych w ramach korzystania z kanału „Safety Tag PL” jest dobrowolne, jednakże brak podania danych może uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcjonalności np. możliwość zamieszczenia komentarzy.
- Administrator nie przekazuje danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (dalej: EOG). Należy mieć jednak na względzie, że przetwarzanie danych osobowych w ramach kanału YouTube ma ponadnarodowy charakter. Google Ireland Limited może przekazywać dane poza obszar EOG, na podstawie właściwych przepisów prawa, umożliwiających takie transfery. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć pod adresem: https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=pl&gl=pl
